vadipats.lv

Attaisnojuma dokumenti – tikai elektroniski!

Viens no vadipats.lv vīzijām ir uzskaites mobilitāte, tas nozīmē, ka visi attaisnojuma dokumenti tiek glabāti pašā sistēmā*, nevis mapītē mājās - kas ir drošāk un ērtāk. Bet kā to panākt, ja VID pārbaudītājiem ir tendence pieprasīt dokumentu oriģinālus?

Šajā gadījumā ir jāapzinās, ka ir jālauž vecie stereotipi. Protams pienāks diena, kad tas būs pašsaprotami. Taču kamēr tas vēl nav noticis jāņem talkā Ministru Kabineta noteikumi Nr. 585 „Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju” no 21.10.2003.

Atbilstoši minētajiem MK noteikumiem Nr.585 6.pantam  ja attaisnojuma dokumentu sagatavo un glabā elektroniski, jānodrošina iespēja, ja nepieciešams, izsniegt šā dokumenta kopiju, norakstu vai izrakstu papīra formā. Turklāt šo pašu noteikumu 31.pants nosaka, ka Uzņēmumos, kur grāmatvedību kārto, izmantojot grāmatvedības datorprogrammas (grāmatvedības informācijas datorsistēmu programmatūru), nodrošina visas grāmatvedības informācijas saglabāšanu uzņēmuma arhīvā informācijas nesējos vai sistemātiski kārto un uzņēmuma arhīvā uzglabā attaisnojuma dokumentu un grāmatvedības reģistru izdrukas. Kopā ar elektroniski sagatavoto vai saņemto attaisnojuma dokumentu uzņēmums saglabā arī datus, kas ļauj noteikt elektroniskā dokumenta izcelsmi vai galamērķi, kā arī nosūtīšanas vai saņemšanas laiku.

No tā izriet, ka jau esošā likumdošana pieļauj visu attaisnojuma dokumentu glabāšanu elektroniskā formātā, nodrošinot, ka šo dokumentu kopijas (salasāmā veidā) ir pieejamas pēc pieprasījuma un ka dati tiek glabāti arhīvā (tai skatā elektroniskā arhīvā) vismaz likumā noteikto laiku jeb vismaz 5 gadi (likums par grāmatvedību).

Par papildus argumentu var kalpot tas, ka VID EDS sistēma jau tagad attaisnojuma dokumentus par attaisnotajiem izdevumiem pieņem elektroniskā formātā. 
Šeit būtu pamatoti atgādināt, ka vadipats.lv uzskaites sistēmu var uzskatīt par pilnvērtīgu grāmatvedības sistēmu, jo tā atbilst šo noteikumu 36.panta prasībām:

  1. Tiek glabāti visa ierakstu reģistra  informācija (system log) (ievades, labojumu, dzēšanas veids, datums, laiks, numurs autors)
  2. Datus var ierakstīt MS Excel formātā
  3. Ir iespējams veikt atlasi un filtrēšanu par ilgstošu periodu
  4. Ja tiek veidots elektroniskais attaisnojuma dokuments, tad tiek nodrošināta tā datu attēls vai izdruka
  5. Tiek veiktas visu datu rezerves kopijas

www.vadipats.lv
Šī e-pasta adrese ir aizsargāta pret mēstuļošanu (spam), Jūsu pārlūkam ir jābūt aktivizētam Javascript, lai to aplūkotu Šī e-pasta adrese ir aizsargāta pret mēstuļošanu (spam), Jūsu pārlūkam ir jābūt aktivizētam Javascript, lai to aplūkotu Šī e-pasta adrese ir aizsargāta pret mēstuļošanu (spam), Jūsu pārlūkam ir jābūt aktivizētam Javascript, lai to aplūkotu Šī e-pasta adrese ir aizsargāta pret mēstuļošanu (spam), Jūsu pārlūkam ir jābūt aktivizētam Javascript, lai to aplūkotu Šī e-pasta adrese ir aizsargāta pret mēstuļošanu (spam), Jūsu pārlūkam ir jābūt aktivizētam Javascript, lai to aplūkotu Šī e-pasta adrese ir aizsargāta pret mēstuļošanu (spam), Jūsu pārlūkam ir jābūt aktivizētam Javascript, lai to aplūkotu Šī e-pasta adrese ir aizsargāta pret mēstuļošanu (spam), Jūsu pārlūkam ir jābūt aktivizētam Javascript, lai to aplūkotu
07.11.2010


* Šis pakalpojums pieejams sistēmā no 2011. gada sākuma.